第一条 为加强我校基本建设项目档案的管理，提高基本建设项目档案的质量，充分发挥基本建设项目档案在学校建设与发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《建设工程文件归档整理规范》，结合我校具体情况，制定此办法。  

第二条凡在学校基本建设管理和基本建设项目（规划、新建、扩建、改建、维修、装饰和管理）活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图纸、图表、照片及声像等各种载体的文件材料，均属基本建设项目档案，由档案馆负责集中统一管理。  

第三条基本建设项目档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建管理人员的职责范围之中，做到基本建设项目的建档工作与建设项目进程同步进行；批准项目立项与提出项目建档同步进行；建设项目工程施工、管理过程与项目施工、管理和竣工文件材料的积累、整理、审定工作同步进行；工程项目竣工验收前，完成档案验收工作。

第四条 归档范围和保管期限

1.建设项目从立项、实施、竣工到交付使用的全过程中形成的具有保存价值的纸质、电子、声像文件都应归档。

2.归档内容：综合管理文件、可行性研究、任务书、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、竣工验收文件、财务管理文件、器材管理文件、生产技术准备、试生产材料等。

3.工程项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料，竣工图全套图纸。

具体归档范围和保管期限见《东华大学各类文件材料归档范围和保管期限表》

第五条 文件材料的形成、积累、整理

1.基建管理部门在接到学校建设（新建、扩建、改建、维修、装饰）工程项目后，在布置工作计划的同时，布置积累文件材料的任务。

2.承担我校建设工程项目和维修改造工程项目的施工单位，竣工时由项目负责人督促承建项目的单位向学校基建管理部门提交完整、准确、系统的基建项目档案材料。

3.工程项目承包合同或施工协议中，要对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等。

4.档案馆应随时了解建设项目工程中档案管理情况，督促、检查、指导基建管理部门及承建单位做好基建文件材料的积累工作。

5.建设项目结束（阶段完成、最终完成）验收后，基建管理部门应将归档的基建项目文件材料进行整理、分类、组卷。

6.根据文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用的原则，文件材料的整理可分为：项目前期文件（立项、审批、招投标、勘察、工程准备）、设计、施工（含施工文件、竣工图、监理文件）和竣工验收四大类。

7.基建管理类文件，按建设程序、文件种类、文件产生时间等排列。工程项目按单项工程形成的文件材料的先后顺序分别整理。

第六条 文件材料的归档

1.基建管理部门兼职档案员负责文件材料的积累、收集、整理、归档工作。

2.归档的文件材料必须完整、准确、系统，真实记录和反映基建管理和项目建设的全过程，内容真实可靠、数据表达一致、图物相符、签字手续完备。

3.归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持文件、案卷之间内在有机联系，满足工程管理和使用的需求，便于保管和提供利用。

4.竣工图反映工程情况，制图规范，符合国家标准，签署手续完备。

5.归档文件应为原件（特殊情况可采用复印件），禁止使用易退色的书写材料书写、绘制。

6.建设项目所形成的财务档案实行二级管理，由财务处负责收集、整理、组卷，保管和提供利用。

7.建设项目审计中所形成的审计档案，由审计处负责收集、整理、组卷并向档案馆归档。

8.工程项目竣工一年内，由兼职档案员将案卷按项目集中向档案馆移交，移交人和接受人要对归档的案卷、文件、资料进行清点核对，做到准确无误。

9.填写归档移交清单，一式两份，双方各执一份，作为移交凭证，以备查考。

10.基建管理部门应编写《建设工程档案编制说明》，内容：项目概况、编制依据、建设项目档案的数量构成（按单项工程文字材料卷数、图纸卷数、照片张数、录像盒数、光盘片数）、档案收集和汇总整理过程中需要说明的问题并加盖公章。

第七条 基建档案的保管和利用

1.档案馆负责基建项目档案的接受、整理、分类、编目、录入、编制检索工具。

2.库房的安全设施、温湿度、保管条件符合国家标准。

3.本校人员因工作需要查阅基建档案时，应办理查阅登记手续，校外人员因工作需要查阅基建档案，须持单位介绍信，经馆领导批准，并办理有关手续，方可借阅。

第八条  本办法自公布之日起实施。

附件

东华大学建设项目档案归档文件排列顺序表

J．X．Ⅰ　项目前期文件（立项、审批、招投标、勘察、工程准备）

一、立项、审批文件

1．项目建议书及报批文件

2．项目选址意见书及其报批文件

3．可行性研究报告及其评估、报批文件

4．项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件

5．环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复

6．设计任务书、计划任务书、报批文件

二、 招投标文件

1．招标文件审查、技术设计审查、技术协议

2．投资、进度、质量、安全、合同控制文件

3．投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件

4．开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告

5．中标通知书

三、  勘察文件

1．工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明

2．地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录

3．水文、气象、地震等其它设计基础资料

四、 工程准备文件

1．征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图

2．征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书

3．建设前原始地形、地貌、状况图、照片

4．施工执照

5．有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划

6．概算、预算管理、差价管理文件

7．合同变更、索赔等涉及法律事务的文件

8．规程、规范、标准、规划、方案、规定

9．合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件

10．环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件

11．水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件

12．原料、材料、燃料供应等来源协议文件

J．X．Ⅱ  设计文件

1．总体规划设计

2．方案设计

3．初步设计及其报批文件

4．技术设计

5．施工图设计

6．工程设计计算书

7．设计评价、鉴定及审批

J．X．Ⅲ  施工文件（施工文件、竣工图、监理、工艺设备文件）

一、   施工文件

（一）建筑施工文件、竣工图

1．开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

2．施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件

3．原材料及构件出厂证职、质量鉴定、复验单

4．建筑材料试验报告

5．设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等

6．土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、地基验销记录

7．隐蔽工程验收记录

8．各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告

9．工程质量检查、评定

10．交工验收记录证明

11．竣工报告、竣工验收报告

12．竣工图

13．声像材料

（二） 设备、管线、安装施工文件、竣工图

1．开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

2．施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划、技术措施文件

3．原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单

4．建筑材料试验报告

5．设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等

6．焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

7．隐蔽工程检查验收记录

8．强度、密闭性试验报告

9．设备、网络调试记录

10．施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

11．系统调试、调试记录

12．管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录

13．管线标高、位置、坡度测量记录

14．中间教交工验收记录证明、工程质量评定

15．竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算

16．竣工图

（三）电气、仪表安装施工文件、竣工图

1．开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

2．施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划、技术措施文件

3．原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单

4．建筑材料试验报告

5．设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等

6．系统测试、整定记录．

7．绝缘、接地电阻等性能测试、校核

8．材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告

9．操作、联动试验

10．电气装置交接记录

11．中间交工验收记录、工程质量评定

12．竣工报告、竣工验收报告

13．竣工图

14．声像材料

二、工艺设备文件

1．工艺说明、规程、路线、试验、技术总结

2．产品检验、包装、工装图、检测记录

3．设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明

4．设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单

5．设备图纸、使用说明书、零部件目录

6．设备测绘、验收记录及索赔文件

7．设备安装调试、测定数据、性能鉴定

三、监理文件

（一）施工监理文件、资料

1．施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审

2．施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审

3．开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书

4．设计变更、材料、零部件、设备代用审批

5．监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件

6．工程材料监理检查、复检、实验记录、报告

7．监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录

8．各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录

9．施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告

10．工程进度计划、实施、分析统计文件

11．变更价格审查、支付审批、索赔处理文件

12．单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部、分项质量认证、评估

13．主要材料及工程投资计划、完成报表

（二）设备采购、监造工作监理资料

1．设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划

2．市场调查、考察报告

3．设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报表

4．原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告

5．开动、复工报审表、暂停令

6．会议纪要、来往文件

7．监理工程师通知单、监理工作联系单

8．监理日志、监理月报

9．质量事故处理文件、设备制造索赔文件

10．设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件

11．设备采购、监造工作总结

12．监理工作声像材料

J．X．Ⅳ  竣工验收文件

1．项目竣工验收报告

2．工程设计总结

3．工程施工总结

4．工程监理总结

5．项目质量评审文件

6．工程现场声像文件

7．工程审计文件、材料、决算报告

8．环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件

9．竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件

10．项目评优报奖申报材料、批准文件及证书