第一条   为保护和抢救散失的对学校有保存价值的档案，维护学校档案的完整与安全，丰富学校档案馆藏资源，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《上海市档案条例》等法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条   本办法所征集的档案史料是指散落在社会组织及个人手中对学校具有一定历史参考价值和科学文化研究价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条   征集机构

档案馆负责档案史料的征集和管理工作。

第四条   征集对象

1.曾在东华大学工作、学习、生活过的专家学者、党政领导、师生员工、校友、社会知名人士及其家属；

2.其他保存有对东华大学具有历史文化价值的档案史料的各类社会组织和个人。

第五条   征集范围

1.反映学校各个时期的老照片；

2.学校各时期重大事件、活动中形成的照片、资料、实物；

3.学校教学、科研、管理等各领域形成的具有典型性、特色性的文件、文章、报告等文献资料；

4.学校历任领导、知名教授工作、聘任、获奖的重要文档、论著、手稿、证书；

5.学校集体或个人获得各类先进表彰、奖励的资料、实物；

6.学校师生员工参加国内外各类重要活动、赛事的资料、实物；

7.具有历史价值或代表性的教具、教案、仪器设备、工具、模型等实物照片、文献资料；

8.具有历史价值或纪念意义的出版物、印刷品、票证、毕业照片、纪念册、徽标、印章、实物等；

9.反映师生工作、学习和生活的具有时代特征的资料、实物；

10.上级领导、社会知名人士及重要外宾来校视察、参观、访问或讲演的资料、文稿、题词、纪念品等；

11.学校各类活动收到的重要贺信、贺电、礼品等；

12.与国内外机构、大学交流合作的资料、实物；

13.知名校友事迹介绍、资料和实物；

14.各类媒体报道学校重要事件、活动、人物资料；

15.其他有保存价值的资料和实物。

第六条   征集方式

1.捐赠。学校鼓励组织和个人向档案馆捐赠档案，对愿意捐赠自己收藏的有关档案史料的，学校将颁发捐赠荣誉证书，对于捐赠特别重要、珍贵档案的，将酌情给予一定表彰和奖励；

2.复制。对特别重要、珍贵的档案史料，本人有保存意愿的，学校可复制、翻拍后将原件完整归还本人；

3.出让。愿意将档案史料出让给学校的，经鉴定、确认后，双方协商价格，签订出让协议；

4.寄存。对组织或个人保存的特别重要、珍贵的档案史料，档案所有者不愿捐赠、复制、出售，自己又无保管能力的，可交学校档案馆寄存；

5.供稿。凡亲历、亲见、亲闻学校教学、科研、管理等各领域重要事件、活动、发展过程及工作经验者，鼓励撰写回忆录或专稿。书写整理确有困难者，可经与档案馆协商后组织专门采访。

第七条   征集手续

档案馆征集档案史料时，必须履行征集手续，填写移交清单，一式二份，注明档案史料数量、种类、名称、征集方式、征集时间、约定事项说明等内容，双方签字后各留一份备查。

第八条   征集档案史料的管理

档案馆对征集的档案史料登记造册，并及时入库保管，确保其完整与安全。

第九条   征集档案史料的利用

1.向档案馆捐赠档案的组织和个人，对其捐赠的档案有优先和无偿利用的权利，并可对所捐赠的档案中不宜向社会公开的部分提出限制他人利用的意见，档案馆应当维护捐赠者的合法权益。

2.寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如需要向社会和他人提供利用，应当征得寄存者同意。

3.经捐赠档案的组织或个人授权，档案馆有权利用征集档案史料进行相关的档案编研和校史研究工作。

第十条 本办法自发布之日起施行。