为了维护档案的完整和安全，延长档案的寿命，以保证档案的长远利用，特作如下规定：
一、严格执行档案的接受、借阅手续，认真履行登记、签字手续，根据期限做好催还工作。
二、定期对馆藏档案进行清点、检查，做到账实相符，每学期对所存档案的安全状况、有关设备、有关器材完好情况进行一次检查，并做好记录，发现问题及时解决。
三、做好档案的修复和复制工作，对褪变、破损、字迹不清和页面损坏的档案要及时修复。
四、严禁易爆、易燃及受潮或霉变物品和各类酸性物质及有害气体入库，严禁在库房内吸烟。
五、凡进库档案及箱柜等装具，入库前必须进行检查，以防害虫、虫卵、霉菌等入库。
六、落实消防措施，严防火灾事故发生，在固定位置设置灭火器，任何人不得随意搬动。
七、定期打扫库房卫生，保持库房整洁，库内严禁堆放杂物，密集架、箱柜摆放合理，案卷排列符合要求，整齐划一，便于管理和人员通行。
八、做好库房的防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防霉、防尘、防高温、防强光、防有害气体等工作。一般不随意打开库房门窗，如无特殊情况，库房窗帘不拉开，以防尘土和强光射入。
九、保持库内适宜温湿度，库房标准温度为12-24℃，标准湿度为45-65%，根据季节和气候变化调节温度湿度，选择适当的时间对库房进行通风，并认真做好库房温、湿度记录。
十、非库房管理人员不得擅自入库，如确因工作原因需要进入者，须经准许后并在有关人员陪同下方可入内。
十一、每日下班前关好门窗、电器。