一、凡已归档的文件材料需要修改时，必须经立卷部门主管领导批准；未经批准，任何文件材料不得修改。修改后的文件材料，要由责任人、责任部门负责人签字盖章方可归档。同时，要在备考表中注明修改情况，修改前已归档的原稿仍一同归档以备查对。

二、档案必须一次完整归齐。因特殊情况，立卷部门须向档案馆补充文件材料时，必须经所在部门主管领导批准。档案人员应及时将补充材料插入卷内相应位置，并在卷内目录、备考表及有关帐本上补充填写清楚。

三、对于敞口档案，如仪器设备、科研项目、产品档案、照片档案等，要随着工作的进展随时补充材料。在补充档案时，档案人员应及时在案卷目录、卷内目录、备考表中将补充情况填写清楚。