1．预立卷
（1） 各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，参照归档范围，预先编制文件材料预立卷类目。
（2） 各立卷部门的文书处理人员或档案员，及时将平时办理完毕的文件，根据预立卷类目名称，分类存放。在OA系统上处理流转应归档的电子文件，应及时转换成纸质文件，并按预立卷类目分类存放。
2. 整理组卷（立卷）
（1） 在平时材料积累基础上，按照归档范围，检查每组文件是否齐全、完整。（参见《东华大学档案归档范围的确定》）
（2） 将文件按年度或问题进行立卷分类。
分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。
分问题：将文件按其内容所反应的问题分开， 以问题为主进行立卷组合。
（3）将卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。
（4）拆除卷内文件中的金属物，修补破损文件材料。
（5）草拟案卷标题。
  （注：各部门档案员在完成上述步骤后，通知档案馆业务指导人员对文件的齐全完整程度、卷内文件的排列顺序、案卷标题拟写是否确切等进行检查，符合要求后再进行以下步骤，以免不必要的返工。）
（6） 编页号。
（7） 输入、打印卷内文件目录。
（8） 打印、填写卷内备考表。
立卷人：部门档案员签名。
检查人：立卷部门的负责人对本部门形成的档案进行检查并签名。
立卷时间：填写立卷的时间：年、月、日。
（9） 打印案卷封面。
（10）装订。
3. 归档验收
（1）归档验收：档案馆根据有关标准进行验收,凡不符合要求者，档案馆不予接收，并限期改正。
（2）移交手续：移交档案时，填写移交目录，一式二份，各执一份备查。

附：档案管理系统操作参考流程

档案管理系统操作参考流程

 1、在登录档案管理系统输入用户名（用户ID），输入密码，左键点击“登录”。   
 2、进入“档案信息管理”页面，左键点击某栏“打开”，可添加案卷或文件。   
 3、添加案卷  左键点击左上方的“添加案卷”，弹出“添加案卷”页面，输入案卷的一级目录（字母大写）、二级目录、三级目录、实体分类号（一级目录字母大写），选定保管期限、密级（内部），在“正题名”栏输入案卷题名，在“页数”栏输入本卷总页数，在“起止时间”栏输入案卷中文件的两头跨度时间，如20090331－20091231，在“归档单位”栏输入所在部门、学院，在“移交时间”栏输入归档移交的年月日，在“移交人”、“输入员”栏输入归档移交及输入者的姓名，左键点击“添加”，点击“确定”，再继续添加案卷或关闭“添加案卷”页面。
 4、添加文件  在“档案文件信息管理”页面，左键点击左上方的“添加文件”，弹出“添加文件”页面，输入案卷的一级目录（字母大写）、二级目录、三级目录、实体分类号（一级目录字母大写），选定保管期限、密级（内部），在“正题名”栏输入文件名，在“责任者”栏输入责任者，在“数量”栏输入该文件的总页数，在“时间”栏输入该文件标明的时间，在“归档单位”栏输入所在部门、学院  ，在“输入员”栏输入姓名，左键点击“添加”，点击“确定”，再继续添加文件或关闭“添加文件”页面。 
 5、编辑  如果要对案卷或文件进行编辑修改，可将鼠标左击所要编辑修改案卷或文件“操作”栏的编辑列对应图标，进入“编辑案卷”或“编辑文件”页面，编辑修改完成后左键点击页面最下方的“保存”，弹出“修改案卷、文件完成”对话框，左键点击“确定”，关闭对话框，编辑修改完成。
 6、删除  如果要删除某一案卷或文件，可将鼠标悬停于该案卷或文件“操作栏”的“X”上，“箭头”状的鼠标图标变成“手”的形状，左键点击，弹出对话框询问是否删除，点击“确定”，完成删除。
 7、打印  点击“打印当前”，出现“目录打印”对话框，按需要选择（左键点击），点击打印预览，再在菜单栏点击“文件”，再点击打印。