为有效规范我校档案交接工作，根据国家标准《档案交接文据格式》（GB/T13968-92）及国家教委发布的《高等学校档案工作规范》，结合我校实际情况，特制订本规定。

一、档案交接是指档案馆和立卷部门接收和移交档案的过程，即各立卷部门将工作中形成的文件材料立卷后向档案馆归档（移交）。

二、接收档案范围参见《东华大学各类文件材料归档范围和保管期限表》。

三、各立卷部门向档案馆归档（移交）时限，按照《东华大学档案管理办法》有关规定执行；部门档案分室永久档案向档案馆移交时间，由交接双方根据实际情况和实际需要协商确定。

四、为保证归档案卷的质量，立卷部门的兼职档案员应按《东华大学各类文件材料的部门立卷与归档流程》做好应归档文件材料的整理、立卷工作，并按案卷质量要求检查无误后向档案馆移交。对不符合要求的案卷，须经整改后符合要求，方可移交。案卷质量要求主要有：

1.案卷内文件材料完整齐全；

2.文件材料组卷合理，保持文件之间的有机联系；

3.卷内文件排列有序，编号符合要求；

4.卷内文件目录、备考表填写规范，齐全、清晰；

5.卷内各页文件装订后要不影响阅读、复印，否则须事先托裱，卷内无金属物；

6.卷内文件无圆珠笔、铅笔、复写等不利于长期保存的字迹，有关签名印章完备；

7.案卷标题拟写简明、准确。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。

五、档案馆应对移交部门的归档业务予以指导和监督检查，把好案卷质量关。

六、交接档案必须履行交接手续。

1.交接双方填写“档案交接文据”，作为履行交接手续、确认交接事实、明确双方责任的正式文件。文据应写明移交档案的类别、数量、所属年份。双方签字各留一份备查。

2.立卷部门及档案分室必须编制好移交目录一式二份，一并移交。归档案卷数量较少时，可直接在文据上填写移交目录。

3.对科研档案、基建档案，档案馆工作人员要协助档案形成部门负责人对档案的完整性、准确性进行审查，并监督立卷部门填写好归档意见。

4.寄存、征购或收购、捐赠档案的交接手续参照本规定执行。