为保证我校立卷归档工作的效率和质量，特制定本制度。

一、调整好立卷类目

各部门每年年初要根据本部门工作计划，参照上年度档案立卷类目，调整好本年度本部门的“档案立卷类目”，为文件材料的积累立卷做好规划。

二、做好日常文件材料的积累工作

文件材料的积累工作是做好立卷归档工作的关键。具体做法如下：

1.根据类目表的类目，设置好积累文件材料的盒或袋，盒或袋上要标明代号。

2.将工作中形成的文件材料，对号入座及时存入相应的盒或袋。专题档案同样按类编目，对号入座存放。

三、及时立卷

1.学校实行文件形成部门预立卷制度，各部门要在一项工作结束或一年一度的工作之后，将文件材料按照规定及时整理立卷，避免归档日期临近才匆匆整理。

2.立卷流程参见《东华大学各类文件材料的归档流程》。

3.凡归档的文件材料原件（稿）要做到书写材料（包括纸张、笔墨）优良，格式统一,字迹工整，图样清晰，符合有关规定和标准。

四、按时归档并办理归档手续

1.填写档案移交清册一式二份，写明案卷标题、案卷数量、卷内文件数，交接双方签名盖章。

2.办理档案交接收据，永久和长期保存的科研、基建、设备、仪器等档案形成部门负责人要会同档案部门办理档案交接手续，对归档文件材料的完整准确进行审查，填写归档意见。