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发布时间: 2018-09-25 浏览次数: 
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第一条 为加强学校实物档案的管理，更有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》《上海市档案条例》《高等学校档案管理办法》等档案法规，结合学校实际，制订本办法。
第二条 实物档案是学校档案的重要组成部分，真实、生动地记载和反映了学校各项实践活动，直接反映了学校的发展和各方面工作取得的业绩。收集保存实物档案，具有重大的保存和利用价值，具有良好的社会教育功能，按照国家有关规定，必须实行集中统一管理。
第三条 由档案馆负责实物档案的收集和统一管理。学校各归档单位负责实物档案的移交与归档。
第四条 实物档案的归档范围和保管期限
1.学校获得的省部级以上荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、奖品。
2.学校历史上使用过的各种校徽、纪念章、印章等。
3.学校在教学、科研、管理、校园生活等历史发展中有纪念意义和有收藏价值的物品。
4.兄弟单位、国内外友人、校友赠送的珍贵礼品。
5.保管期限原则上应为永久保存。
第五条 实物档案的归档
1.奖品实物档案归档时应有获奖单位、时间、名称及颁奖单位的背景说明。
2.珍贵礼品和有收藏价值的物品归档时应附物品名称、接收时间、地点、事由、赠送人、接收人清单及文字说明。
3.印章归档时应附印模一式两份。
4.文字说明应做到字迹工整，表述准确、简练。
5.奖品类实物档案一般于获奖当年向档案馆移交，档案馆随时接收个人及各单位的实物档案。
6.归档时应填写交接清单，交接清单一式两份，一份由归档单位保存，另一份由档案馆保存，
7.对个人捐赠的珍贵实物档案，参照《东华大学档案史料征集办法》执行，档案馆将颁发捐赠证书。
第六条 实物档案的管理及利用
1.对收集和征集到的实物档案进行分类、整理、编号，制作实物档案标签，按类入柜（上架）排列。
2.档案库房要做好防火、防潮、防虫、防光、防尘和防污染等工作。
3.实物档案利用须经归档部门和档案馆负责人同意，原则上不予外借。
第七条 本办法自发布之日起实施。
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