一、总则
1.为了进一步提高科学研究档案的质量和管理水平，有效收集、保护和利用科研档案，充分发挥科研档案在学校发展和经济建设中的作用，根据国家《科学技术研究档案管理暂行规定》、《高等学校档案管理办法》、《上海市科学技术研究项目档案管理办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。
2.科学研究档案（以下简称科研档案）是学校在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等各种载体的文件材料。
3.科研档案是科学技术研究活动和成果的真实记录，是知识产权的重要载体，是一项重要信息资源，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利于开发利用。任何部门或个人在职务活动中形成的各种科研项目档案，其归属权属于单位，任何部门和个人不得据为己有。
4.科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，科研管理部门和有关单位应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合，做到布置、检查、总结、验收科研工作的同时，做好科研档案的布置、检查、总结、验收工作。
二、科研文件材料的形成和归档
1.承担科研项目的单位（课题组）要按照科研工作程序，建立健全科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度，确保每一项科研活动归档文件材料的完整、准确、系统和安全。
2.实行由科研课题（项目）负责人主持立卷归档的责任制。每项科研项目完成或某部分结束后，对所有形成的科研文件材料加以系统整理后归档。（见附件三）
3.归档的科研档案应由各科研主管单位审核后方能归档。（见附件四）
4.科研文件材料应在科研项目完成后及时归档，研究周期长的项目，可分阶段归档。归档的科研文件材料必须是原件（定稿）。
5.课题管理性文件、成果申报奖励文件、奖状由科研处负责整理后于第二年上半年向档案馆归档。
6.科研档案必须确保质量。其中纸质文件材料规格必须相对统一，均用优质A4纸，字迹工整，图文清晰。归档的科研档案电子文件必须附有电子文件的元数据、背景信息。
7.归档时必须填写档案移交清单，一式两份，双方各执一份，对于有保密性质的国家项目须确定密级和保管期限，并由档案馆出具归档证明。（见附件五）
三、科研档案的管理、利用
1.档案馆对接收的科研档案材料进行科学的分类、组合、排列和编目、编制检索工具，方便利用。
2.遵守国家有关科技保密的规定，保证科研机密及档案的安全，维护科研人员的知识产权。
3.定期组织专家及有关人员进行鉴定，对密级需要调整、保管期限需要变动和失去保存价值需要销毁的档案提出建议，报主管校领导批准后实施。
4.提供科研档案咨询服务，指导利用者查询、利用档案，解答有关问题。
5.提供科研档案信息服务，编辑科研档案专题汇编、成果汇编、文件汇编及信息交流等。

附件一： 《专题技术档案简介》
附件二： 《科研项目文件材料归档范围》
附件三： 《科研文件材料组卷方式》
附件四： 《东华大学科研项目文件材料归档审核表》
附件五： 《归档证明》
附件六： 《科研项目文件材料的部门立卷与归档流程》附件.pdf