第一条 为了加强教学档案的管理，提高教学档案的质量，方便利用，充分发挥教学档案在学校教学管理等活动中的作用，特制定本办法。
第二条 凡在教学管理和教学活动中形成的，具有保存价值的文字材料、照片、图表、录音、录像、实物等教学文件材料均属教学档案。
第三条 教学档案的建档质量是衡量高等院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是高校档案的主体、核心和重点。
第四条 教学档案实行集中统一管理及校、院（系）分级管理的原则，由各部门档案员具体负责管理本单位的教学文件材料，确保文件材料的完整、准确、系统和安全。
第五条 教学档案管理工作是教学管理工作的重要组成部分，应纳入实际教学管理工作中，纳入各级管理人员岗位责任，与教学管理工作同步进行，做到布置、检查、总结、评估教学工作的同时，做好教学档案管理工作的布置、检查、总结、评估。
第六条 教学文件材料的形成积累
教学文件材料的形成积累，必须贯彻集中统一管理的原则，遵循教学档案的自然形成规律，按归档范围要求的内容进行积累。所积累的教学文件材料按教学档案类目、时间先后顺序排列，分别装入文件积累用装具进行预立卷，并要做到以下几点：
1.各单位在教学管理及教学实践活动中形成的文件材料，须保证其齐全、完整、准确、系统。
2.形成和积累的教学文件材料须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
3.在教学管理和教学活动中直接形成的电子文件，必须保证内容的真实性、完整性、系统性。
第七条 教学文件材料的归档
1.教学档案的归档范围按照《东华大学教学档案归档范围》的要求进行。
2.应归入校档案馆的教学综合管理文件次年6月底以前归档，学生培养等材料完成一个培养周期当年寒假前一次性归档。应归入学院管理的教学档案按教学年度归档。
3.教学档案必须确保质量。纸质文件材料规格必须统一，质量优良，特别是学籍档案，要用无酸优质A4纸打印，并留出装订边框。归档的教学文件材料应字迹工整，图文清晰。教学档案电子文件必须附有电子文件的元数据、背景信息和电子文件归档登记表。
4.各教学主管单位办理完结的文件材料应及时移交给部门档案员，由部门档案员在网上立卷，打印出卷内文件目录和备考表，并在立卷人栏签字。归档的教学档案须经各教学主管单位负责人审核、并在备考表检查人栏签字后方能归档。
5.归档时必须填写档案交接清单，一式两份，双方各执一份。
6.硕、博士研究生毕业论文纸质文件需保密的，须提交由学院分管院长及研究生部学位办签署意见的《东华大学研究生学位论文保密申请表》。
第八条 教学档案的整理
1．根据教学文件材料形成的自然规律，按归档范围的要求，分类、组合、排列、编目，整理工作必须充分利用原有基础，保持文件之间的有机联系，便于考察和利用。
2．教学档案档号—年度 + 教学档案分类号 + 案卷号

模式如上

3．OA系统归档文件的整理
（1）各教学主管单位在OA系统流转办理的教学文件材料，实行以件管理。办理完结的教学文件材料应及时打印纸质文件，文件材料按年度、时间先后顺序排列，在每份文件右上角盖文件专用章并编制件号。
（2）件号编制方法如下：
全宗号 年度 保管期限 档案类别 机构 件号
归档文件专用章样式：

全宗号：本校全宗号为8（归档章上已刻）
年度：文件材料所在的年度（归档章上已刻好20），各教学管理单位只需填写后二位年度数字。
机构：既为归档单位代号（归档章上已刻），由二位数字组成，各单位代号如下：
01——教务处
02——研究生部
03——成人教育学院
04——学生工作办公室
27——毕业生就业工作办公室
保管期限：档案的保管期限分为永久（永久保存）、长期（保存30年）、短期（保存10年）三种，保管期限可参照《东华大学教学档案归档范围和保管期限》。
档案类别：JX(教学)
第九条 教学档案的开发利用
1.利用查阅教学档案应办理有关查阅手续，并填写《档案借阅登记表》。
2.档案管理人员应指导利用者查询、利用档案，并解答有关问题。
3.根据馆藏档案信息，编辑各种形式的参考资料、数据汇编、专题汇编、文件汇编及信息交流等。
第十条 教学档案的鉴定和销毁按《东华大学档案鉴定销毁规定》执行。
第十一条 本办法自发布之日起实施，由东华大学档案馆负责解释。