第一章 总则
第一条 为进一步加强学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案服务学校和社会发展的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《上海市档案条例》等规定，结合学校实际，制订本办法。
第二条 本办法所称学校档案，是指学校从事教学、科研、管理和其他活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校一项重要的基础性工作，档案工作水平是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志之一。学校档案工作实行“三纳入”、“四同步”：纳入学校整体发展规划和工作计划，纳入学校管理制度，纳入各部门及有关人员的工作职责与考核范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，确保档案工作与其他各项工作同步发展。
第四条 档案是学校的宝贵资源。学校档案归国家所有，必须由档案部门实行集中统一管理，以确保档案完整、准确、系统和安全，维护国家秘密和学校知识产权，便于开发利用。
第二章  机构与人员
第五条 学校档案工作由校长领导，由一名副校长分管档案工作，同时接受国家教育部、国家档案局、上海市教育委员会和上海市档案局的领导、指导、监督与检查。
第六条 学校设立以分管档案工作的副校长为主任、有关职能部门主要负责人为委员的档案工作委员会，委员会秘书长由档案馆馆长兼任。委员会的主要职责是：
(一) 贯彻执行国家关于档案工作的法律法规，审定学校档案工作规划、规章制度；
(二) 将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
(三) 协调各部门处理落实好档案工作“三纳入”、“四同步”；
(四) 建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实档案工作发展所需的人员编制、档案库房、设备及经费等；
(五) 负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核；
(六) 研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第七条 学校设立档案馆，为正处级建制。档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，也是档案工作委员会的工作机构。其主要职责是：
（一） 贯彻执行国家关于档案工作的法律法规，拟订学校档案工作规划、规章制度，负责贯彻落实，并对全校档案工作予以监督、指导和检查；
（二） 负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管、开放和利用全校的各类档案及有关资料；
（三） 组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（四） 编制检索工具，编研档案史料，开发档案信息资源，开展校史党史研究，发挥档案馆作为档案文献信息中心和文化宣传教育基地的作用；
（五） 建立健全学校档案工作网络，组织落实好对兼职档案员工作的检查和指导，开展学校档案工作人员的业务培训，开展档案工作检查、评比、总结、表彰活动；
（六） 开展有关的学术研究交流和档案法制宣传教育活动。
第八条 各部门应确定一名部门负责人分管档案工作，并配备相应的兼职档案工作人员。兼职档案员应保持相对稳定。
各部门分管档案工作负责人应对本部门的兼职档案员工作进行检查、考核，并确保其从事档案工作的必要时间以及相应的办公装备。兼职档案员要严格按照学校有关归档要求，做好本部门文件材料的收集、整理和归档工作。
有特殊保管要求且具有一定独立性的档案，可按照有关规定设立档案分室单独管理。
第九条 档案馆根据工作需要设立有关业务室。档案馆设馆长一名，副馆长一名，各个室设主任一名。档案馆馆长兼任校党史校史办公室主任。馆长、副馆长应由热爱档案事业，具有组织管理能力和开拓创新精神，年富力强，身体健康，具有高级专业技术职务的人员担任。
第十条 档案馆设专职档案工作人员并列入学校事业编制。学校根据档案数量、工作任务确定档案馆的编制人数，确保档案工作正常运转。
第十一条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识、相应的科学文化知识以及现代化管理技能。除获得档案专业学士以上学位者外，其他专职档案工作人员应分批参加并通过上海市档案局组织的岗位培训。
第十二条 档案馆专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校专业技术和管理人员同等待遇。室主任待遇参照学校同等专业技术职务人员或科级人员。
第十三条 对因入库调档、复印等而经常接触有毒有害物质的档案工作人员，学校给予发放相应的保健费。
第三章  归档与接收
第十四条  学校各部门在教学、科研、管理和其他活动中或个人在职务活动中所形成的各种载体形式的文件材料，均应按规定及时归档，不得拖延归档或据为己有。个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可进行征集、代管等。
第十五条  学校实行档案材料形成部门、课题组立卷制度。
各部门分管档案工作负责人应组织、督促本部门的教学、科研和管理等人员按照归档要求，做好平时预立卷和归档工作。人员调离时，应督促其将应归档的文件材料移交归档。立卷人应按照文件材料的自然形成规律，进行系统整理编目，经本部门分管档案工作负责人检查和档案馆验收合格后移交归档。
第十六条 学校重大基建工程、科研成果和设备采购等项目验收、鉴定前，必须由档案馆对项目档案材料进行验收，未经档案验收或验收不合格的，原则上不得安排工程竣工、课题结题验收、鉴定和报（评）奖工作。
第十七条 具有重大影响的会议或活动中所形成的文件材料，由组织承办者所在学院或部门负责及时归档。
与外单位协作开展的项目或活动中所形成的文件材料，档案馆应当保存一整套档案。本校为主的，应保存正本。
第十八条 归档文件材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(音)带、实物等各种载体形式。与纸质文件材料对应的电子文件材料必须一并归档。
第十九条 文件材料的归档范围包括党群、行政、教学、科研、仪器设备、基本建设、出版、产品、外事、财会、声像、实物等类别，具体按《东华大学文件材料归档范围与保管期限表》执行。各门类档案的具体归档要求按学校有关专门规定执行。电子文件的归档要求参照《东华大学办公自动化系统公文归档与管理暂行办法》执行。
第二十条 归档文件材料原则上是原件，并应质地优良，书绘工整，声像清晰，签名印章完备，符合有关规范和标准。
第二十一条 归档时间和手续：
（一） 学校各类档案中能按自然年度归档的文件材料，由各部门在次年六月底前归档；
（二） 教学类和能按教学年度归档的文件材料在当年年底前归档,其他各类材料在完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业），学生毕业之日起三个月内归档；
（三） 科研项目归档材料在项目完成通过鉴定、结题验收后两个月内归档，基本建设项目归档材料在项目竣工验收后三个月内归档；
（四） 仪器设备随机文件材料在设备开箱验收时同步归档；
（五） 重大会议、活动文件材料在会议、活动结束后两个月内归档。
（六） 归档时交接双方必须履行手续，填写移交清册，双方签字各留一份备查。
第四章  档案管理
第二十二条 档案馆对进馆档案及时整理、分类、鉴定、编号和上架。
第二十三条 档案馆对保管期限已满、失去保存价值的档案，组织开展鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十四条 档案馆应定期对所存档案和资料进行检查。要研究和改进档案保护技术，最大限度地保护原件。
第二十五条 档案馆建立档案库房管理制度，由专人负责库房管理工作，落实防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物、防有害气体、防高温、防强光等措施，确保档案安全。
档案库房要符合有关档案馆建筑设计规范。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置专用装具和必要防护措施。涉密档案应当设有专门箱柜。
第二十六条 档案馆要认真执行档案统计年报制度，按照国家有关规定及时、准确地报送档案工作基本情况统计报表。
第二十七条 档案馆应配置必要的软硬件设施，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行，逐步推进数字档案馆建设。
第五章  档案的利用与开放
第二十八条 档案利用方式为查阅、借阅、复制、摘录、咨询、函调、出具档案证明等。学校档案部门按照国家有关法律法规开放档案，提供利用。未经学校授权或上级主管机关批准，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外开放：
 (一) 涉及国家秘密的；
 (二) 涉及专利或者技术秘密的；
 (三) 涉及个人隐私的；
 (四) 档案形成部门规定限制利用的。
第二十九条 校内外各单位和个人凭身份证、工作证及介绍信等合法证明，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用已开放档案。境外组织或者个人利用档案，按照国家有关规定办理，并应当经上级主管机关介绍和档案馆同意。
第三十条 利用未开放档案，应经档案形成部门负责人和档案馆负责人批准。对于涉密档案和未公开的技术问题，应经档案形成部门负责人或课题组负责人同意，必要时报请分管校长审查批准。涉及重大问题或者国家秘密的，应经学校保密工作部门批准。
第三十一条 利用重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应经档案馆负责人批准。特殊、珍贵的解放前历史档案不予复制。
第三十二条 利用档案应按规定办理利用登记手续。档案原则上不可外借出馆，特殊情况应经档案馆负责人批准。对借出档案，档案馆要定期催还，并检查归还档案的完好情况，若发现损坏或丢失，应追究其责任并及时报告分管校长。
第三十三条 利用档案者应对档案的保密、安全和完整负责，严禁泄密、污损、涂改、剪贴、拆卷、转借和丢失。
第三十四条 档案部门是学校出具档案证明的唯一合法部门。加盖档案部门公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十五条 凡向学校档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有无偿和优先利用权，并可对其档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见，档案馆将维护他们的合法权益。
寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如果需要向社会和他人提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十六条 档案工作人员要熟悉馆藏，主动提供利用。要提供必要的检索工具、计算机查询系统等，为档案利用创造便利条件。
第三十七条 档案馆要积极开展档案编研和史料研究工作。并积极创造条件，开设有关讲座或选修课。出版档案史料和公布档案，应当事先经档案形成单位同意，并报请分管校长批准。
第六章  考核与奖惩
第三十八条 学校建立健全档案工作的检查与考核制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，定期通报有关情况。违反学校档案管理规定的，原则上当年不得参评校文明单位。
第三十九条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
 (一) 对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；
 (二) 对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
 (三) 对档案学及档案史料研究做出重要贡献的；
 (四) 将重要或珍贵档案捐赠给学校档案馆的；
 (五) 同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十条 有以下行为之一的，由档案馆责令其限期改正，或者报请学校档案工作委员会处理；情节严重，构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一） 损坏、丢失档案的；
（二） 违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、泄露档案内容的；
（三） 涂改、伪造档案的；
（四） 擅自出卖、赠送、交换、销毁学校档案的；
（五） 不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六） 玩忽职守，明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（七） 其他违反档案法律法规的行为。
第七章  附则
第四十一条 本办法自公布之日起施行，1997年4月28日印发的《中国纺织大学档案管理办法》（中国纺大校字〔97〕第40号）同时废止。