一、预立卷

（1）各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，参照归档范围，预先编制文件材料预立卷类目。

（2）各立卷部门的文书处理人员或兼职档案员，及时将平时办理完毕的文件，根据预立卷类目名称，分类存放。在OA系统上处理流转应归档的电子文件，应及时转换成纸质文件，并按预立卷类目分类存放。

二、 整理组卷（立卷）

（1）在平时材料积累基础上，按照归档范围，检查每组文件是否齐全、完整。（参见《东华大学档案归档范围》）

（2）将文件按年度或问题进行立卷分类。

分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。

分问题：将文件按其内容所反应的问题分开， 以问题为主进行立卷组合。

（3）将卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。

（4）拆除卷内文件中的金属物，修补破损文件材料。

（5）草拟案卷标题。

（注：兼职档案员在完成上述步骤后，通知档案馆业务指导人员对文件的齐全完整程度、卷内文件的排列顺序、案卷标题拟写是否确切等进行检查，符合要求后再进行以下步骤，以免不必要的返工。）

（6）编页号。

（7）输入、打印卷内文件目录。

（8）打印、填写卷内备考表。

立卷人：兼职档案员签名。

检查人：立卷部门的负责人对本部门形成的档案进行检查并签名。

立卷时间：填写立卷的时间：年、月、日。

（9）打印案卷封面。

（10）装订。

三、 归档验收

（1）归档验收：档案馆根据有关标准进行验收，凡不符合要求者，档案馆不予接收，并限期改正。

（2）移交手续：移交档案时，必须认真履行手续，填写移交清册，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间。交接双方要签名或盖章，一式二份，各执一份备查。