东华大学人物档案管理办法
发布时间: 2012-04-25 浏览次数: 188

 

第一条 为了加强学校人物档案资料的征集、管理和利用,积累学校重要历史记录,弘扬优秀大学文化,根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》、《上海市著名人物档案管理暂行办法》等档案法规,特制定本办法。

第二条 人物档案的征集对象为曾在东华大学(包括历史上并入校系)学习、工作过的党政领导、专家学者、知名校友、社会知名人士等。具体范围是:

1.历任校党政领导;

2.两院院士以及在某学科领域有较深造诣、有突出成就的专家学者;

3.“长江学者”特聘、讲座教授,国家有突出贡献中青年专家国家杰出青年基金”等省部级以上重要表彰奖励、人才计划获得者;

4.省部级以上劳动模范;

5.在国内外具有一定影响、成绩卓著的校友;

6.具有典型性、代表性、特色性的师生员工;

第三条 本办法所称的人物档案是指上述各类人物在其工作、学习、生活中直接形成的对国家、社会和学校具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条 人物档案的收集范围

1.生平方面:生平传记、回忆录、信函、日记、口述资料、谱牒、照片、履历表、日记、他人撰写的介绍人物生平事迹材料;证明人物身份、荣誉的证件、证书、奖状、奖品、奖章、聘书、委任状、任命书、有价值的各类聘书、代表证等;已故人物的讣告、唁电、唁函、悼词等。

2.活动方面:参加各类重要会议、重大活动材料及反映一生主要活动的照片、影像、录音资料等各种有价值的笔记、手稿、参考书、讲义、习题本、会议记录等;与国内外专家学者、知名人士、亲朋好友来往的信函等;本人收藏的有保存价值的书籍,资料,使用过的物品及珍藏的孤本、有批注的图书资料等。

3.成果方面:主持或参加完成的科研项目成果介绍(可公开部分),正式发表或出版的代表性论文、著作、教材及手稿;书画、摄影、文学艺术等各类作品,以及上述各类成果的获奖证书、奖章等。

4.评价方面:各类出版物上发表的评价文章、回忆性材料、新闻媒体报道材料;各种会议上由组织整理的经验介绍和考察、晋升等综合性评价材料;各种纪念性活动中形成的材料。

第五条   人物档案建档程序

1.人物档案建档对象所在单位负责人物档案的收集归档工作,分管档案工作负责人应重视做好本单位人物档案的收集、归档工作,讲清目的,意义和作用,取得建档人物、家属和各方面的支持与配合;

2.人物档案建档对象所在单位的档案员具体负责人物档案的收集、整理、编目工作;

3.各类人物在工作活动中形成的材料,已由档案馆归档的,可将其中代表性成果材料采用复印或注明档案参见号的方式归入人物档案。已经归入人事档案中的履历表、志愿书等反映本人生平的材料,可将复印件归入人物档案。

4.对于人物档案建档后陆续形成的各种材料,应及时整理向校档案馆补充归档。

5.建档单位向档案馆移交人物档案时,应填写移交清单,一式二份,双方履行签字手续,各执一份备查。某些档案需限定利用范围的,应在办理移交手续时详细注明,档案馆将严格执行有关约定事项。

第六条 学校档案馆负责对各单位人物建档工作进行监督、检查和业务指导,同时面向社会征集人物档案。具体按《东华大学史料征集办法》执行。人物档案捐赠可签署相关协议(见附件)。

第七条 人物档案的管理

1.人物档案作为学校总体档案中的一个独立门类,以个人为单位进行整理,分别归入生平类、活动类、成果类、评价类。人物档案原则上定为永久保存。

2.音像、证书、实物等特殊载体的档案,按照其所反映的内容统一分类整理编目,保管时可以单独存放。

3.档案馆要有防蛀、防光、防潮、防霉、防热、防火等一系列技术性保护措施。

第八条 人物档案的利用与开发

1.向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,档案馆应当维护他们的合法权益。

2.查阅人物档案要根据限制利用条件履行有关的手续。档案利用要符合国家有关档案法律法规规定,严禁损毁、涂改、擅自提供利用或公布。人物档案原则上一律不外借,如特殊需要,档案馆可提供复印件。

3.为不影响本人与家庭的使用,档案馆负责向本人提供部分必要的复印件或全套目录。

4.为更好地开发人物档案信息,档案馆可以利用人物档案举办专题展览,开展档案编研,充分发挥人物档案在宣传教育、学术研究等方面的作用,但必须注意维护人物档案的完整和安全。

第九条 各单位应将人物档案建档工作列入年度工作计划,对工作成绩突出的单位和个人,学校将给予表彰。

第十条 在人物档案的建立、管理和利用过程中,凡有损毁、涂改、擅自提供利用或公布、擅自买卖或者擅自将人物档案携带、邮寄到国外等行为的,学校档案馆将依照有关档案法规规定,报上级档案行政管理部门进行查处。

第十一条 本办法自发布之日起实施,由东华大学档案馆负责解释。